¿Qué es?
La gestión documental digital no es solo una manera de sustituir los engorrosos documentos en papel con archivos digitales. Se trata de un completo sistema que convierte los documentos de su empresa (correos electrónicos, facturas, contratos, etc.) en recursos y conocimientos empresariales valiosos.
¿Porqué Digitalizar?
El empleado medio dedica del 30 al 40 por ciento de su tiempo a buscar la información necesaria para completar sus tareas en papeles, correos electrónicos, documentación impresa, discos duros compartidos y archivos.
La competitividad y futuro de una empresa, sin duda será que tan ágil es, por lo anterior la digitalización es clave.
1.- Eficiencia y productividad.
Sin un sistema adecuado de gestión de contenido empresarial, los empleados dedican una media de 18 minutos a buscar un documento.
2.- Reducción de costos y archivado de documentos.
Los documentos en papel se acumulan a una tasa anual de un 22 por ciento, es decir, cada 3,3 años el papel duplica su volumen.
3.- Seguridad de datos fiable y cumplimiento normativo automatizado.
Hasta un 5 por ciento de los archivos de una organización llegan a perderse o extraviarse.
4.- Continuidad empresarial.
7 de 10 cada empresas dejarían de existir en un plazo de 3 semanas si perdieran su documentación impresa en un desastre.
Nuestra Solución
Black ECCO cuenta con la solución con 4 pasos, funciona de a siguiente manera:
1.- Evaluación
Nuestros especialistas realizan un levantamiento de su necesidad, necesidad actual y mejorar continua, seguimiento del crecimiento de la información.
Basada en esa, se hace una propuesta de infraestructura de hardware donde será almacenada la información.
2.- Implementación
Instalamos el software OpenKM estructura principal de nuestra solución, se implementa en la siguiente modalidad:
- Dentro su propia Infraestructura.
- Servidor nuevo con solución instalada en sus oficinas.
- En la Nube, podemos poner en modalidad en cobro basado en su consumo dentro de nuestro centro de datos
¿Qué funciones tiene OpenKM?
- Sistema WEB cliente Ajax, funciona con todos los navegadores.
- Instalable en cualquier sistema operativo y base de datos, por lo que el costo de solución es muy bajo.
- Firma de documentos (mediante firma electrónica) en OpenKM
- Toda la información es almacenada en un punto central, sin riesgos.
- Accesos con estándares mundiales, auditables y acorde roles de cada usuario.
- Drag and Drop
- Integración con Microsoft Office – Capacidad de enviar información directamente a la aplicación.
- Captura de Metadatos y motor de búsqueda basado en campos especiales, es decir puede definir un campo que basará la clasificación
- Importación automática y ordenación por filtros
- Escaneo de todos los documentos subidos en busca de virus
- Envío de notificaciones.
- Integración con otras aplicaciones.
- Firma Electrónica.
- Captura de imágenes desde escáner
- Control de versiones.
3.- Digitalización y Captura de información
Contamos dos opciones
- Capacitamos a personal de su empresa para llevar a cabo la fase de actualización.
- Black Ecco pondrá un equipo equipo dedicado con scanners dentro de sus instalaciones, este se encagará de poner al día sus documentos. Al final se entrega un reporte de actividades y avances.
4.- Digitalización Continua
Entregamos un manual con la metodología y proceso, de esta manera usted podrá digitalizar día a día sus archivos.
