ADempiere

Los sistemas de TI tradicionales están mayormente construidos alrededor de un paquete de contabilidad con diferente software para atender a las necesidades, aparentemente no relacionadas, de los diferentes departamentos.

Pero ¿cuán frecuentemente estos diferentes sistemas subyacentes llevan a paquetes de datos aislados dentro de la organización? La respuesta, infortunadamente, es demasiado frecuentemente. La  información es usualmente mantenida en grandes cantidades de datos que tienen las organizaciones, tales como datos que van desde el nivel de cadena de suministros a departamentos de atención al cliente (p. ej. datos de ventas, información de inventarios, datos de clientes, información de mercado, etc.).

Dentro de esta explosión de datos descansan las respuestas que la gerencia necesita para definir su estrategia y administrar el negocio apropiadamente. Algunos ejemplos de problemas encontrados en los sistemas de TI tradicionales son:

• Solamente está disponible una vista parcial de las actividades del negocio. Se gasta demasiado tiempo reconstruyendo la información de varios departamentos, en lugar de usar la información en sí.
• Existen vacíos de información (debido a la falta de comunicación entre algunos departamentos) y solamente se llenan con información derivada o puentes costosos e ineficientes.
• Se forman datos duplicados, que es necesario comparar y evaluar. La gerencia gasta tiempo valioso localizando los errores y datos inconsistentes.
• Difícil escalamiento para una empresa en crecimiento. A medida que la empresa crece, el viejo sistema de TI se reemplaza con un sistema diferente que hereda los mismos defectos.

Naturalmente, todo esto da lugar a muchas ineficiencias, pérdida de ingresos, así como mayor costo de administración que podrían ser eliminados a través de la implementación de ADempiere. Veamos ¿cómo? y ¿por qué?

Solución ADempiere

• ADempiere es la herramienta estratégica para ayudar a las empresas a ganar una ventaja competitiva en la economía en crecimiento.
• A diferencia del software ERP tradicional, ADempiere está diseñado alrededor de procesos de negocios y transacciones, en lugar de basarse en la arquitectura tradicional contable y departamental.
• ADempiere es un software de Planificación de Recursos Empresariales (ERP – Enterprise Resource Planning) y de Administración de Relaciones con Clientes (CRM – Customer Relationship Management) de código abierto (open source) que proporciona una perfecta visión de 360 grados de su empresa, sus clientes y proveedores. ADempiere pone el poder de las comunicaciones oportunas y coherentes al alcance de pequeñas y medianas empresas mediante la oferta de un software ERP superior que es asequible, adaptable, y escalable, asegurando que las empresas siempre tengan exactamente la solución que necesitan. Copyright Posterita, Licencia GPL

Más allá de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) y Administración de Relaciones con Clientes (CRM), ADempiere también integra Administración de la Cadena de Suministros (SCM – Supply Chain Management), y Procesamiento Analítico en-Línea (OLAP – On-line Analytical Processing).

Un ERP es un sistema de información que integra todas las aplicaciones relacionadas para toda la empresa. Integra todos los departamentos y funciones de la empresa en un solo sistema informático que puede atender cada una de las necesidades particulares de los distintos departamentos. Este sistema asegura así la coherencia y validez de los datos. Esta arquitectura centralizada también asegura que toda la interfaz de usuario sea coherente.

• Los procesos de negocios definen el diseño de ADempiere. En el mundo actual, la gente suele ejecutar procesos de negocio completos, o incluso múltiples procesos relacionados, en lugar de trabajar dentro de un departamento único.
• Por ejemplo, el módulo de administración de la cadena de suministros solamente tendrá sentido cuando la información es recuperada y consolidada simultáneamente a través de Copyright Posterita, Licencia GPL muchos departamentos y procesos de negocios diferentes, tales como cuentas por pagar, órdenes de compra, órdenes de venta, administración de inventarios y CRM. 

Administración de la Cadena de Suministros (Supply Chain Management) 

• SCM cubre todas las actividades de gestión de materiales incluyendo recepción de inventario, despachos, y movimientos de materiales dentro de un cliente y sus organizaciones y para proveedores y clientes.
• Con su modelo de Almacén, ADempiere puede gestionar cualquier tipo de producto. Esto es posible gracias una matriz de atributos de productos bien pensada. Se soportan diferentes unidades de medida, categorías de productos, múltiples listas de precios, marcas, categorías de impuestos, reconocimiento de ingresos, así como muchos otros campos, para que se pueda configurar cualquier producto. Como se ve en la siguiente figura, ADempiere genera y administra todos tipo requerido de documentos necesarios para seguir todos los detalles relacionados a movimientos de materiales (fechas, tiempo, cantidad, transferencia de almacén, despacho, nivel de reposición, reserva de stock y así sucesivamente). Vinculado a esto hay un proceso de valuación inteligente que puede mostrar su valuación de inventarios de acuerdo a diferentes métodos de costeo, tales como costeo estándar, costeo promedio y costeo real (Última OC, FIFO, LIFO). Esto implica que la gerencia puede acceder en cualquier momento a las cifras de existencias reales, en cantidad y en valor!

Administración de Relaciones con Clientes

• CRM, por otro lado, es una estrategia de negocios construida alrededor del concepto de centrarse en el cliente. El objetivo principal es optimizar ingresos a través de satisfacción al cliente incrementada mediante interacciones mejoradas en cada contacto con el cliente.
• No es un módulo independiente, sino una vista lógica de todas las actividades relacionadas con clientes y prospectos. La solución CRM de ADempiere crea valor para su negocio al abrir canales de comunicación vitales y crear una base de conocimientos común enfocada en el cliente para servir mejor a sus clientes.
• ADempiere permite a la empresa obtener una visión completa de sus clientes. Toda información que la gerencia desee saber sobre sus clientes está disponible y puede ser controlada por su personal.
• Más aún, Adempiere, con su función de pista de auditoría, puede ayudar a la empresa a evaluar el efecto de una campaña promocional, puesto que la gerencia podrá chequear las ventas de cualquier período de tiempo

Análisis de Rendimiento

• La herramienta de Análisis de Rendimiento de ADempiere cubre las dimensiones de costeo y contabilidad de la aplicación y está basada en transacciones. Permite que los datos operacionales sean recolectados, analizados y administrados centralizadamente desde muchos ángulos. Puesto que combina los detalles de todas las transacciones, es fácil recuperar y analizar los reportes de acuerdo al nivel de detalle necesario (por producto, categoría de producto, por cliente, por grupo de clientes, etc.). Esta característica permite que la gerencia se enfoque en procesos de negocios, como planeamiento y pronóstico.

Una herramienta estratégica que evoluciona con su empresa

• ADempiere siempre será la herramienta estratégica que evoluciona a medida que cambian sus necesidades de negocio. Con su arquitectura multi-características, puede atender a todas las necesidades de la empresa.
• Multi-organización (diferentes entidades organizacionales pueden compartir datos o asegurarse de que los datos privados no son accesibles por otras entidades).
• Multi-productos/servicios (cualquier tipo de productos, artículos, servicios, o aún recursos, de acuerdo a la naturaleza del negocio).
• Multi-Moneda (habilidad de hacer cualquier transacción en moneda extranjera).
• Multi-Contabilidad y Multi-Costeo (puede mantener en paralelo diferentes esquemas contables así como varios métodos de costeo).
• Multi-Lenguaie (pantalla de interfaz y reportes en muchos lenguajes).
• Multi-Impuestos (la matriz de impuestos de ADempiere puede manejar cualquier sistema de impuestos).

¿Cuál es la razón de una empresa?, vender. Se vende productos; se vende servicios; se vende imagen; se vende sueños; se vende ideas; todo es susceptible de ser vendido.

En ADempiere, la venta tipo POS Order representa al realizado por el típico cliente que va a una tienda, escoge algo, lo paga y lo lleva. Este cliente llega, consume y se va, sin más relaciones con la tienda que su nombre registrado en una boleta de venta.

Ejemplo caso práctico: Juan Pérez se presenta a Fertilizer, tienda de jardinería, y compra  2 manuales titulados “Como plantar”. El vendedor de la tienda debe registrar la venta, el ingreso de dinero, así como la salida de dichos productos del Almacén. El pago es al contado y la entrega es inmediata.

Una venta de este tipo, en ADempiere, es llamada POS Order (Orden de Punto de Venta) y permite realizar, a través de un único proceso, la facturación y el despacho de un grupo de productos comprados. Los pasos son los siguientes:

Ir a   Menú –>  Cotización a factura –> Ordenes de Venta.

Por defecto, se muestra las órdenes creadas hasta el momento, por lo que se tendrá que hacer click en el botón Nuevo, ubicado en la esquina superior izquierda de la ventana, para crear un nuevo registro. Se rellenan los campos, en su mayoría auto-descriptivos.

En la primera pestaña, “ORDEN”, prestamos especial atención a los siguientes parámetros:

• Organización: Se refiere a una entidad organizacional dentro de la compañía. La base de datos de ejemplo que viene con ADempiere 3.6 trae una compañía, GardenWorld, con 8 entidades: Fertilizer, Furniture, HQ, Store Central, Store East, Store North, Store South y STore West. Escogemos el valor “Fertilizer”.
• Nº del Documento: Se refiere al Identificador del documento. El sistema propone un número por defecto, pero se recomienda tener una numeración propia.
• Tipo Documento Destino: Una venta origina varios movimientos, como son: ingreso de dinero a Caja, salida de un producto del almacén y emisión de una boleta de venta. Este campo nos permite escoger la manera en que registraremos esos movimientos. Escogemos la opción POS Order.
• Una vez llenados al menos los campos obligatorios, antes de pasar a la siguiente pestaña, le damos click al botón Guardar.

En la segunda pestaña, “LINEA DE LA ORDEN”, registramos los artículos que se está vendiendo, cuidando de lo siguiente:

• Para registrar, en la orden, un nuevo artículo, hay que hacer clic en el botón Nuevo.
• A la hora de elegir un artículo, haciendo clic en el botón junto al campo “Producto”, hay que tener cuidado de extraer el artículo del almacén adecuado. Pues al haber, en GardenWorld, 8 entidades organizacionales, también hay por lo menos 8 almacenes, pues algunos, como HQ, cuentan con más de uno.
• Una vez llenados al menos los campos obligatorios, antes de pasar a la siguiente pestaña, le damos clic al botón “Guardar”.

La tercera pestaña. “IMPUESTO DE LA ORDEN”, lo veremos en una próxima oportunidad.

Rellenamos el resto de los campos según lo descrito en sus etiquetas; luego regresamos a la pestaña “ORDEN” y le hacemos Clic al botón “COMPLETAR”, ubicado en la parte inferior derecha; escogemos la opción “Completar” y aceptamos.

En este caso, esta operación origina los siguientes documentos:

• Una Nota de Despacho (Que mueve el Almacén)
• Una factura (Que mueve la Caja).

La Factura y la Nota de Despacho son documentos que, originados por la Orden de Venta, certifican que la organización ha facturado una venta y despachado lo vendido.